Datenschutzerklärung

Stand: 23.09.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Heim & Halt UG (haftungsbeschränkt)
Mühlenstraße 16
59590 Geseke
Deutschland

E-Mail: info@heimundhalt.de
Telefon: +49 (0) 179 20 77 910

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt.

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder Verträge, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder aufgrund einer Einwilligung erforderlich ist.

Je nach Verarbeitung erfolgt diese insbesondere auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung,

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – vorvertragliche Maßnahmen und Vertragserfüllung,

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen,

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen.

3. Hosting

Unsere Website wird bei einem externen Hosting-Dienstleister betrieben. Nach unserer aktuellen Konfiguration erfolgt das Hosting über Hostinger.

Der Hosting-Dienstleister verarbeitet personenbezogene Daten, die beim Betrieb der Website anfallen, zur technischen Bereitstellung, Wartung sowie zur Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, stabilen und funktionsfähigen Website gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Server-Logfiles / Zugriffsdaten

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Hosting-Anbieter technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet. Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse,

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,

• aufgerufene Seite oder Datei,

• übertragenes Datenvolumen,

• Browser- und Betriebssysteminformationen,

• Referrer-URL.

Diese Verarbeitung dient der Bereitstellung der Website sowie der technischen Sicherheit, insbesondere der Stabilität, Fehleranalyse und Abwehr bzw. Analyse von Angriffen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Server-Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist, und anschließend gelöscht oder anonymisiert.

Soweit im Einzelfall eine weitere Aufbewahrung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, erfolgt die Speicherung im Rahmen der jeweils geltenden gesetzlichen Vorgaben.

5. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon und Kontaktformular

Wenn Sie uns kontaktieren, beispielsweise per E-Mail, Telefon oder über das Kontaktformular, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Über das Kontaktformular verarbeitete Daten

Über unser Kontaktformular können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Vorname,

• Nachname,

• E-Mail-Adresse,

• Inhalt Ihrer Nachricht.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Soweit sich Ihre Anfrage auf einen möglichen Vertrag oder eine von uns angebotene Dienstleistung bezieht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei sonstigen geschäftlichen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung der Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

E-Mail-Kommunikation

Das Kontaktformular wird an unsere E-Mail-Adresse weitergeleitet. Unsere E-Mail-Kommunikation erfolgt derzeit über Hostinger.

Weiterverarbeitung in Fachsystemen

Soweit Ihre Anfrage einen Immobilien-, Makler- oder Verwaltungsvorgang betrifft, können die übermittelten Daten zur weiteren Bearbeitung in den von uns eingesetzten Fachsystemen verarbeitet werden.

Für Makler- und Vermittlungsvorgänge nutzen wir insbesondere FLOWFACT, ein Produkt der Propstack GmbH.

Für Miet-, Sondereigentums- und WEG-Verwaltung nutzen wir insbesondere immocloud.

Dabei erfolgt die Verarbeitung nur, soweit dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Durchführung eines Immobilien- oder Verwaltungsvorgangs oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist.

Speicherdauer

Wir speichern Anfragen nur so lange, wie dies zur Bearbeitung erforderlich ist.

Soweit aus einer Anfrage ein Auftrag, Vertrag oder sonstiger Geschäftsvorgang entsteht oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten greifen, erfolgt die weitere Speicherung im Rahmen der jeweils geltenden gesetzlichen Vorgaben.

6. Immobilienanfragen und Interessentenmanagement

Bei Immobilienanfragen können wir insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeiten:

• Name und Kontaktdaten,

• Angaben zum Immobilieninteresse,

• Angaben zum angefragten Objekt,

• Kommunikationsinhalte,

• Termin- und Besichtigungsinformationen,

• objektbezogene Anfragen und Rückmeldungen,

• erforderliche Vorgangs- und Nachweisdaten.

Die Verarbeitung dient insbesondere der Bearbeitung von Verkaufs- oder Vermietungsanfragen, der Bereitstellung von Objektinformationen, der Kommunikation mit Interessenten und Auftraggebern, der Organisation von Besichtigungen sowie der Dokumentation des jeweiligen Vermittlungsvorgangs.

Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit eine Verarbeitung zur Dokumentation von Geschäftsvorgängen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, kann die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

7. FLOWFACT und Interaktives Exposé

Für Immobilien-, Makler- und Interessentenprozesse nutzen wir FLOWFACT.

Anbieter ist:

Propstack GmbH
Invalidenstraße 65
10557 Berlin

FLOWFACT wird unter anderem zur Verwaltung von Immobilien, Kontakten und Interessenten, zur Kommunikation und Dokumentation von Vermittlungsvorgängen sowie zur Erstellung und Bereitstellung interaktiver Exposés eingesetzt.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Stamm- und Kontaktdaten,

• Angaben zum Immobilieninteresse,

• Objekt- und Immobiliendaten,

• Kommunikations- und Vorgangsdaten,

• Termin- und Besichtigungsinformationen,

• Dokumente und objektbezogene Unterlagen,

• Informationen über den Versand und Abruf interaktiver Exposés,

• Dokumentations- und Nachweisdaten.

Die Propstack GmbH verarbeitet die von uns in FLOWFACT eingestellten personenbezogenen Daten im Rahmen der vereinbarten Dienste als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

E-Mail-Synchronisation

Unser für die Immobilienvermittlung eingesetztes E-Mail-Postfach kann mit FLOWFACT synchronisiert werden.

Dadurch können ein- und ausgehende E-Mails, soweit sie Immobilien- oder Vermittlungsvorgänge betreffen, innerhalb von FLOWFACT verarbeitet und Kontakten, Immobilien oder Vorgängen zugeordnet werden.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw., soweit einschlägig, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Interaktives Exposé

FLOWFACT ermöglicht die digitale Bereitstellung sogenannter Interaktiver Exposés.

Hierbei können insbesondere Informationen über die Bereitstellung, den Abruf und die Nutzung eines Exposés verarbeitet werden.

Optionale Nutzungsanalyse

Soweit innerhalb des Interaktiven Exposés Funktionen zur personenbezogenen Analyse des Nutzungsverhaltens eingesetzt werden, beispielsweise zur Erfassung von Aufrufen oder Interaktionen, erfolgt eine solche Verarbeitung nur, soweit hierfür die erforderliche Rechtsgrundlage vorliegt.

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, ist diese freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Soweit Informationen auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert oder ausgelesen werden und keine gesetzliche Ausnahme greift, erfolgt dies nur nach vorheriger Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG. Technisch unbedingt erforderliche Vorgänge können unter den Voraussetzungen des § 25 Abs. 2 TDDDG ohne Einwilligung erfolgen.

8. immocloud

Für unsere Miet-, Sondereigentums- und WEG-Verwaltung nutzen wir immocloud.

immocloud dient insbesondere der digitalen Verwaltung von:

• Immobilien und Einheiten,

• Eigentümern und Mietern,

• Miet- und Verwaltungsverhältnissen,

• Kontakten,

• Dokumenten,

• Vorgängen,

• Mängelmeldungen,

• Abrechnungs- und Zahlungsinformationen,

• Termin- und Dienstleisterinformationen.

Soweit Daten aus einer über die Website eingehenden Anfrage für einen entsprechenden Verwaltungsvorgang benötigt werden, können diese zur weiteren Bearbeitung in immocloud übernommen werden.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit erforderlich, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder auf Grundlage berechtigter Interessen.

Nach aktuellen Angaben von immocloud werden die Anwendung und die Kundendaten ausschließlich in Deutschland in Rechenzentren des Hosting-Partners dogado gespeichert.

Weitergehende Informationen zur Verarbeitung im Rahmen unserer Miet-, Sondereigentums- und WEG-Verwaltung erhalten Sie in unseren gesonderten Datenschutzhinweisen für Verträge und Leistungsabwicklung.

9. Externe Links, insbesondere Social Media

Unsere Website kann Verlinkungen zu externen Plattformen enthalten, beispielsweise Instagram, YouTube oder andere Social-Media-Anbieter.

Wenn Sie solche Links anklicken, verlassen Sie unsere Website. Ab dem Aufruf der externen Seite erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den jeweiligen Anbieter in eigener Verantwortung.

Es gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

Diese Regelung bezieht sich auf reine Verlinkungen. Sollten künftig Inhalte externer Anbieter unmittelbar in unsere Website eingebettet werden, beispielsweise YouTube-Videos, Karten, Social-Media-Feeds oder vergleichbare Inhalte, werden die entsprechenden Datenschutzinformationen angepasst und erforderliche Einwilligungen eingeholt.

10. Cookies und ähnliche Technologien

Auf unserer eigentlichen Website setzen wir nach unserer aktuellen Konfiguration keine Analyse- oder Marketing-Tools ein und verwenden hierfür derzeit kein Consent-Banner.

Soweit technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, erfolgt dies ausschließlich, soweit diese für die Bereitstellung einer vom Nutzer ausdrücklich gewünschten Funktion oder für die technische Funktionsfähigkeit erforderlich sind.

Für technisch unbedingt erforderliche Zugriffe auf Informationen in Endeinrichtungen kann § 25 Abs. 2 TDDDG einschlägig sein. Für nicht erforderliche Speicherungen oder Zugriffe ist grundsätzlich eine vorherige Einwilligung erforderlich.

Das separat bereitgestellte Interaktive Exposé von FLOWFACT ist nicht mit der eigentlichen Website gleichzusetzen. Dort können zusätzliche Funktionen eingesetzt werden; hierzu gelten die Hinweise unter Abschnitt 7.

Sollten künftig auf unserer Website Analyse- oder Marketing-Technologien, eingebettete Drittanbieterinhalte oder andere einwilligungsbedürftige Funktionen eingesetzt werden, werden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend anpassen und, soweit erforderlich, vorab eine Einwilligung einholen.

11. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung unserer Website, zur E-Mail-Kommunikation sowie zur Bearbeitung von Immobilien- und Verwaltungsvorgängen setzen wir externe Dienstleister und Fachsysteme ein.

Hierzu gehören insbesondere:

• Hostinger für Website-Hosting und E-Mail-Kommunikation,

• Propstack GmbH / FLOWFACT für Immobilien-, Interessenten- und Maklerprozesse sowie Interaktive Exposés,

• immocloud für Miet-, Sondereigentums- und WEG-Verwaltung,

• weitere IT-, Kommunikations- und technische Dienstleister, soweit dies für unsere Geschäftstätigkeit erforderlich ist.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies nach den datenschutzrechtlichen Anforderungen an die Auftragsverarbeitung.

FLOWFACT wird von der Propstack GmbH bereitgestellt; die aktuellen Vertragsbedingungen enthalten ausdrücklich eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

12. Drittlandübermittlungen

Soweit bei einzelnen von uns oder unseren Dienstleistern eingesetzten Kommunikations-, Hosting- oder Softwarediensten personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden oder ein entsprechender Zugriff nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt dies nur unter den gesetzlichen Voraussetzungen.

Hierzu können insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder geeignete Garantien wie die von der Europäischen Kommission verabschiedeten Standardvertragsklauseln gehören.

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung, soweit:

• gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen,

• laufende Vertrags- oder Geschäftsbeziehungen dies erfordern,

• Daten zur Prüfung, Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.

Nach Wegfall der jeweiligen Zwecke und Fristen werden die Daten gelöscht oder, soweit zulässig, anonymisiert.

14. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten,

• Berichtigung unrichtiger Daten,

• Löschung personenbezogener Daten, soweit keine gesetzlichen Gründe entgegenstehen,

• Einschränkung der Verarbeitung,

• Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind,

• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen,

• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.

Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf auf Grundlage der Einwilligung erfolgt ist.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an:

info@heimundhalt.de

15. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Für Unternehmen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen ist regelmäßig die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig.

16. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet durch die Heim & Halt UG (haftungsbeschränkt) nicht statt.

Soweit im Interaktiven Exposé Informationen über Aufrufe oder Interaktionen erfasst werden, werden hierauf keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen gestützt, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche Wirkung entfalten oder sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitungen, eingesetzten Systeme, Funktionen unserer Website oder die rechtlichen Anforderungen ändern.